A legtöbb modern vállalat az interneten keresztül tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel: e-mailen, közösségi hálózatokon és azonnali üzenetküldőkön keresztül. Ez nagymértékben megkönnyíti a lakossággal való kapcsolatfelvétel folyamatát, de bizonyos biztonsági és bizalomproblémákat is okoz. A csalók a szervezet nevét felhasználhatják a felhasználók megtévesztésére. Ezért a vállalati számláknak egyedinek kell kinézniük, és meg kell erősíteniük a hivatalosságot. Ehhez a vállalat domainjével rendelkező vállalati e-mail címeket használják. Nemcsak annak megerősítését teszik lehetővé, hogy ez a kommunikációs csatorna közvetlenül a szervezethez vezet, hanem hangsúlyozzák annak komolyságát és reprezentativitását is.
Vállalati levelezés: meghatározás és létrehozás
Ha azon gondolkodik, hogyan hozhat létre vállalati e-mailt, hasznos lesz először megértenie, mi az, és hogyan oldhatja meg a problémát.
A vállalati levelezés egy olyan elektronikus levelezési címrendszer, amelyet a cég adminisztrációja kezel,külön domainnel rendelkezik a @ jel utáni címben, és rendelkezik bizonyos dedikált erőforrásokkal az üzleti élethez: megosztott naptár, felhőtárhely, automatikus levelezés. Az ilyen levelek más lehetőségeket is kínálnak, mint például az alkalmazotti fiókok kezelése, létrehozása, valamint rövid és egyszerű postafiókcímek használata.
Sok tárhelyszolgáltató kínál saját vállalati levelezési szolgáltatást ügyfeleinek. Levelezőszervert is létrehozhat speciális hardver vásárlásával vagy felhőkiszolgálón való elhelyezésével. De talán a legegyszerűbb és legolcsóbb módja a Google vagy a Yandex nagy levelezőszolgáltatásainak használata.
Domain regisztráció
A „hogyan hozzunk létre vállalati levelet saját domainnel” kérdés után az első dolog, amire gondolni kell, hogy saját domaint hozzon létre. Ezt speciális regisztrátorokkal vagy tárhelyszolgáltatókkal teheti meg, akik domain neveket bérelnek. Ehhez ki kell választania, hogy melyik zónában legyen a domain. Mára nagyon sok van belőlük: a nemzeti (.ru,.ua,.de) és a területi (.su,.eu) a foglalkozásokhoz és érdeklődési körökhöz kapcsolódóakig (.online,.run,.website,.club,.game,. jobs). Több mint 1000 különböző zóna létezik, és a bérleti díj 100 és több százezer rubel között változhat, a zóna kizárólagosságától és ritkaságától függően.
Emellett, ha a kívánt domain név már fogl alt, akkor megpróbálhatja megvenni, de akkor a kibocsátási ár legalább több tízezer rubel lesz. De megéri, ha egy oldal létrehozását vagy átvitelét is tervezi ez alattdomain.
Miután sikerült létrehoznia egy vállalati levelezési tartományt, átgondolhatja a levelezőszerver munkáját.
Levelezőszerver motor az Ön domainjével
A levelek létrehozásának megkezdéséhez meg kell értened legalább a levelezőszerver alapjait.
E-mailek küldéséhez és fogadásához levelezőszerverre van szükség. Speciális tartománybeállításokat használ a kapcsolat létrehozásához a címzett szerverével. Ezeket a beállításokat MX rekordoknak nevezzük, és információt adnak a programnak, hogy egy adott tartományhoz mely szerverek fogadnak be bejövő leveleket. Az üzenetek fogadásához a szerver kapcsolatba lép a feladó tartományával is, és elemzi az SPF rekordokból származó adatokat, amelyek jelzik, hogy melyik szerver használhatja a tartományt üzenetek küldésére. A tartományt a forrás biztonságát megerősítő DKIM-kulcs jelenléte is ellenőrzi.
Tehát domainjének megfelelő MX- és SPF-értékekkel kell rendelkeznie a DNS-ben, hogy működjön együtt a levelezőszerverrel. Számos levelezőszerver létezik, de a legelérhetőbb, legmegbízhatóbb és legbiztonságosabb egyben a legnépszerűbb - ezek a Google és a Yandex szolgáltatások. Előnyük a levelezőszerver ingyenes tárhelyszolgáltatása (véglegesen a Yandexnél és 2 hét a Google-nál), a professzionális és időszerű támogatás, valamint a levelekkel való munka folyamatos támogatása.
Hogyan hozhatunk létre vállalati levelet a Google-ban?
Kezdje el a vállalati levelezés használatáta Google-tól, miután regisztrált egy speciális üzleti szolgáltatásban - a G Suite-ban. Ehhez lépjen a szolgáltatás oldalára, és adja meg a következő adatokat:
- Cégnév.
- Alkalmazottak száma.
- Domain név (ha nem elérhető, közvetlenül a szolgáltatás oldaláról regisztrálhat).
- Telefonszám.
- A rendszeresen ellenőrzött levelezési cím.
Regisztráció után a felhasználó lehetőséget kap a vállalati levelezés további konfigurálására.
De mindenekelőtt meg kell erősítenie a domain tulajdonjogát. Kényelmes, ha a Google meghatározza a regisztrátort, és megerősítés céljából ajánlásokat tesz vele a DNS beállítására. Ezt négyféleképpen lehet megtenni:
- TXT rekordon keresztül.
- CNAME-n keresztül.
- MX rekordon keresztül.
- A webhelyen található HTML-kóddal (ha van).
Az első módszer egy TXT-vezérlőrekord hozzáadása a domain DNS-beállításaihoz, amelyet a G Suite biztosít. A második és harmadik módszer csak a rekord típusában különbözik az elsőtől. A negyediket pedig csak akkor lehet megtenni, ha van webhelye: létre kell hoznia egy old alt egy adott névvel (a szolgáltatás által beállított), és hozzá kell adnia a megadott ellenőrző kódot.
A megerősítés után elérhetővé válnak a vállalati levelezési beállítások.
A Google levelezés beállításai és funkciói
A Google számos különböző speciális beállítást és személyre szabható funkciót kínál, amelyek mindegyike fizetős. Megjegyzés:
- Először isA fokozott biztonság érdekében olyan funkciókat is engedélyezhet, mint az egyszeri bejelentkezés. Ez lehetővé teszi, hogy a levelezőfiókokban lévő alkalmazottakat egy weboldal használatával engedélyezze, hogy kifejezetten ezekhez az emberekhez jelentkezzenek be. Vagy például jelszókezelés, amely lehetővé teszi az elveszett jelszavak helyreállítását vagy megváltoztatását. Valamint a Google API kezelése, amely lehetővé teszi a harmadik féltől származó szolgáltatások letiltását a postafiókból és a meghajtóból.
- Másodszor, felvehet felhasználókat a levelezőrendszerbe. Ehhez a megfelelő panelen a „+” ikonra kell kattintani, és meg kell adnia a munkavállaló adatait, meg kell adnia a rendszerében új levelezési címet és be kell állítania az eredeti jelszót. Ezen adatok felhasználásával be tud majd jelentkezni vállalati fiókjába.
- Harmadszor, ha szükséges, létrehozhat álneveket az e-mail címekhez. Vagyis a második címek, amelyekről a levelek az eredeti címre lesznek továbbítva.
- Negyedszer, lehetőség van csoportok szervezésére és tömeges levelezésre az alkalmazottak kommunikációja érdekében.
E-mail fiókon kívül minden alkalmazott legalább 30 GB lemezterületet, szinkronizált naptárt, Google+-fiókot és hozzáférést kap az összes Google szolgáltatáshoz.
Hogyan hozhatunk létre vállalati leveleket a Yandexben?
Ehhez majdnem ugyanazokat a lépéseket kell végrehajtania, mint a Google szolgáltatásnál. Regisztrálnia kell egy domaint a Yandex. Mail szolgáltatásban, meg kell erősítenie, hogy az Öné (a html kóddal és az MX beállításokon keresztül), majd folytassa a beállításokkal.
Van egy kis különbség -A "Yandex" felajánlja a felhasználónak, hogy a keresőóriás irányítása alá delegálja a domainjét, hogy elkerülje a kézi DNS-beállításokat. Ezt megteheti a regisztrátor webhelyén keresztül a Yandex részletes utasításait követve.
Miután mindez megtörtént, elkezdheti megismerni a Yandex domainhez tartozó ingyenes levelezési lehetőségét.
A Yandex levelezés beállításai és beállításai
Az első dolog, amit a Yandex felajánl, az az, hogy adjon hozzá egy DKIM-rekordot a domainhez, hogy az e-maileket sikeresebben ellenőrizhesse a spam-e.
Az alkalmazottak fiókjainak létrehozása itt is egyszerű: csak írja be a nevet, címet és kezdeti jelszót. Ez az információ segít Önnek bejelentkezni fiókjába. A fiókadminisztráció lehetővé teszi a személyes adatok megváltoztatását, a jelszó és a felhasználói státusz megváltoztatását a vállalati rendszerben.
A "Yandex" lehetővé teszi akár 1000 levelezési cím létrehozását, amelyek tulajdonosai a lemezterület és egyéb szolgáltatások normál felhasználóként való használatát. Az adminisztrátor pedig tömeges leveleket és csevegéseket, címálneveket és egyszeri bejelentkezést hozhat létre.
Eredmény
Minden törekvő vállalatnak törekednie kell arra, hogy megtegye azt a fontos lépést, hogy elhatározza, hogy létrehoz egy vállalati levelet, és egy olyan reprezentatív és szilárd csapatot épít fel, amely elismert és üzletelni kíván. És nem igényel nagy befektetést: az internet területén a két legnagyobb cég levelezőtárhelyének használatatechnológiákat, megszervezheti saját vállalati levelezőrendszerét. Sőt, ha az ingyenes "Yandex" korlátozásai kézzelfoghatóvá váltak a vállalat számára, akkor lehetőség nyílik a fizetős G Suite szolgáltatással való fájdalommentes integrációra, amelyben ezek a hiányosságok megszűnnek.
