A KPI-n alapuló személyzeti teljesítményértékelési rendszerek egyre népszerűbbek Oroszországban. Az ilyen mechanizmusok fő előnyei a vállalatok tevékenységének racionális tükrözésében rejlenek.
KPI: mi az
A KPI (KPIs) a „key performance indikátorok” angol rövidítése, oroszul KPI-nek – kulcsfontosságú teljesítménymutatóknak (néha paramétereknek) nevezik. De az eredeti idegen hangzásban ez normaként használatos. A KPI egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi a vállalat alkalmazottainak teljesítményének értékelését a célok (stratégiai és taktikai) elérése érdekében.
A „kulcsmutatók” lehetővé teszik a vállalat számára, hogy elemezze szerkezetének minőségét, a problémák megoldásában rejlő lehetőségeket. A KPI alapján egy célmenedzsment rendszer is kialakul. Ez a legfontosabb tényező: ha nincs jele a teljesítménymutatók megcélzásának, akkor nincs mit alkalmazni a „kulcsindikátorokra”. A célok szerinti menedzsment és a KPI tehát két egymással összefüggő jelenség. Az első mindenekelőtt a munka eredményeinek előrejelzését, valamint az eredmények elérésének megtervezését foglalja magában.
Ki találta ki a KPI-t?
A történelem azonban nem ad egyértelmű választ erre a kérdésreláthatja, hogyan jutott el a világ vezetése a KPI-k megértéséhez, mik ezek és miért hasznosak. A 19. század végén és a 20. század elején Max Weber szociológus megállapította, hogy kétféleképpen lehet értékelni az alkalmazottak munkáját: az úgynevezett "szultán" és a meritokrata. Az első szerint a főnök („szultán”) saját belátása szerint mérte fel, hogy az ember mennyire birkózik meg feladataival. A racionális kezdés itt másodlagos szerepet játszik, a fő a beosztott munkájának tisztán érzelmi felfogása.
A meritokratikus módszer az, amikor a munka eredményeit valós eredmények alapján, objektív mérési mechanizmusok bevonásával értékelik. Ezt a megközelítést a nyugati országok menedzsmentelméletei adaptálták, és fokozatosan az általunk ismert KPI-rendszerré kristályosodott ki. A személyi teljesítmény racionális értékelésének rendszerezésében fontos szerepet játszottak Peter Drucker munkái, aki a menedzsmentet tudományos diszciplínává alakította. A tudós fogalmai közvetlenül kimondják, hogy vannak célok, de a kulcsfontosságú teljesítménymutatókon keresztül értékelik azok elérésének mértékét.
KPI-előnyök
A KPI-rendszer fő pozitív oldala a munkaerő és a vállalat egészének munkáját értékelő mechanizmus jelenléte, amely átlátható a vállalat összes alkalmazottja számára. Ez lehetővé teszi a hatóságok számára, hogy valós időben értékeljék az összes alárendelt struktúra teljesítményét, előre jelezzék a feladatok megoldását és a célok elérését. A KPI következő előnye, hogy a vezetésnek van egy eszköze a beosztottak munkájának kiigazítására, ha az aktuális eredmények elmaradnaka tervezetttől.
Ha például az év első felében végzett teljesítménymérés során kiderül, hogy bizonyos teljesítményparaméterek nem elég magasak, akkor workshopokat tartanak, hogy azonosítsák az okokat, és a következő hat hónap után jobb teljesítményre ösztönözzék az alkalmazottakat. A KPI másik pozitív oldala a szakember és a vezető közötti visszajelzés. Az első nem pusztán utasításokat és néha elfogultnak tűnő trükköket, hanem megalapozott megjegyzéseket is kap, a második pedig a beosztott által végzett munka hibáinak és hiányosságainak pontosításával javítja a teljesítményt.
KPI hátrányok
A KPI-k (teljesítménymutatók, mint olyanok) keretében végzett értékelések eredményei nem egészen helyesen értelmezhetők, és ez a rendszer fő hátránya. Általában minél kisebb az ilyen probléma előfordulásának valószínűsége, annál nagyobb figyelmet fordítanak a kritériumok kialakításának szakaszában a teljesítményparaméterek értékelésére. A KPI másik mínusza, hogy a vállalatoknak sok erőforrást kell költeniük a rendszer bevezetéséhez (általában időben, munkaerővel és pénzügyekkel számítva). Természetesen arról van szó, hogy a megfelelő kidolgozottság hatékonyságának kulcsparaméterein dolgozunk. Fennáll annak lehetősége, hogy a dolgozók nagyarányú átképzésére lesz szükség: szakemberek - a feladatok, így a munkakörülmények változása érdekében, miközben a vezetésnek új módszereket kell elsajátítania a beosztottak munkájának értékelésére. Előfordulhat, hogy a cég nem áll készen arra, hogy több időt adjon a csapatnak az elsajátításrainnovációk.
KPI megvalósítási részletek
A KPI-rendszer bevezetésekor („a nulláról”) a fő feladat az, hogy megakadályozzuk az alkalmazottak negatív attitűdjét. Ezért a vállalat vezetésének világosan közvetítenie kell az innovációk jelentését és gyakorlati előnyeit minden egyes beosztott számára, akiknek a munkáját utólagosan értékelni kell a hatékonyság érdekében. Egyes HR-szakértők szerint itt a legjobb módszer az egyéni prezentáció, magyarázat a konkrét pozíciókat betöltő szakembereknek: KPI-k - mik ezek, és miért kell ezt a rendszert egy vállalatnál alkalmazni.
Hiba lenne a hatékonysági paramétereket feltétel nélkül parancsban előírni, de a szükséges lépés a cég vezető tisztségviselőinek fellebbezése. Ha például egy közvetlen vezető tájékoztatja a beosztottjait az osztályán a KPI küszöbön álló bevezetéséről, akkor ezt az információt a vezérigazgatónak is meg kell erősítenie. A szakembernek meg kell értenie, hogy a kulcsfontosságú teljesítménymutatók rendszere nem a főnök találmánya, hanem az egész vállalat stratégiai politikájának eleme.
Optimális időzítés a KPI megvalósításához
A szakértők körében az a vélemény alakult ki, hogy a KPI-mutatókat, ha rendszerről beszélünk, a vállalatvezetés minden szintjén – a hétköznapi szakemberektől a felsővezetőkig – egyszerre kell megvalósítani. Eszerint a kulcsfontosságú teljesítménymutatók megvalósításának időzítése nem hosszabbítható meg időben: a rendszer azonnal működésbe lép. A kérdés csak az, hogyan válasszuk ki optimálisan az indulás pillanatát. Van egy nézőpont, amit elég értesítenia KPI körülbelül három hónapon belüli kezdetéről. Ez elegendő ahhoz, hogy a cég munkatársai tanulmányozzák munkájuk eredményességének jövőbeli értékelésének sajátosságait.
Van az a tézis is, hogy a KPI egy ideig párhuzamosan működhet az előző fizetési rendszerrel. A hatóságok liberalizmusának mértékétől függően a munkavállaló választhat, hogy melyik rendszer szerint kapja fizetését. Teljes mértékben motiválhatja az embert az új KPI szerinti munkavégzésre bónuszok és bónuszok révén, amelyek megszerzésének feltételeit a kulcsparaméterekben egyértelműen meghatározzák.
A KPI-rendszer létrehozásának szakaszai
Valójában a KPI-mechanizmusok bevezetését az előkészítő munka több szakasza előzi meg. Először is, ez az időszak a vállalat számára kitűzött stratégiai célok megfogalmazásával jár. Ugyanazon munkaszakasz részeként az általános koncepció taktikai területekre oszlik, amelyek hatékonyságát mérni kell. Másodsorban a kulcsfontosságú teljesítménymutatók kidolgozása, lényegük meghatározása. Harmadszor, ez a rendszer megvalósításával kapcsolatos hatósági jogkörök elosztásának munkája, így minden felelős személy feltesz egy kérdést, például „KPI-k – mik ezek?”
Így minden mutató a cég meghatározott személyeihez (részlegeihez) lesz hozzárendelve. Negyedszer, a jelenlegi üzleti folyamatokat módosítani kell (ha a frissített stratégia megköveteli). Ötödször egy új motivációs rendszer kidolgozásaalkalmazottak, új szempontok alapján bérszámfejtési képleteket készítenek. Az összes megadott eljárás elvégzése után elindíthatja a KPI rendszert.
KPI követelmények
Amint fentebb említettük, a KPI-k kulcsfontosságú teljesítménymutatók, amelyek elválaszthatatlanul kapcsolódnak a vállalat céljaihoz. A célzott fejlesztés minősége a fő követelmény a KPI rendszerrel szemben. A célok különböző elvek szerint alakíthatók, de a HR környezetben az egyik legnépszerűbb a SMART koncepció. Azt jelenti, hogy "specifikus" (specifikus), "mérhető" (mérhető), "elérhető" (elérhető), "az eredmény szempontjából releváns" (releváns), "időhöz kötött" (időhöz kötött), és ennek eredményeként kidolgozott és minőségi KPI-k.
Példák azokra a célokra, amelyek megfelelnek ezeknek a kritériumoknak: „annyi (mérhető) üzletet (meghatározott) nyitni egy városban (releváns) az első negyedévben (időhöz kötött)”, vagy „annyi repülőjegyet eladni és három hét alatt egy olyan ország. Minden célt feladatokra kell osztani, amelyek viszont a személyes KPI-k szintjére csökkennek (az alkalmazottak vagy az osztályok számára). Egyes szakértők szerint az optimális szám 6-8.
KPI automatizálás
A KPI sikeres megvalósításának egyik tényezője a technológiai infrastruktúra. Mivel a fő teljesítménymutatók racionális mutatók összessége, a számítógép nagyon jó munkát végez velük. Számos szoftvermegoldás létezik a KPI-k kezelésére. Az ilyen disztribúciókban rendelkezésre álló lehetőségek meglehetősen szélesek. Először is kényelmesinformációk bemutatása (grafikonok, elemzések, dokumentáció formájában) a KPI-kkel kapcsolatos folyamatokról. Mit ad? Főleg az adatészlelés egysége, csökkentve a számok félreértelmezésének valószínűségét. Másodszor, ez a teljesítménymutatók gyűjtésének és kiszámításának automatizálása. Harmadszor, ez egy többdimenziós (nagyon nagy mennyiségű számmal rendelkező) elemzés, amelyet egy program nélküli személy számára nehéz lesz elvégezni. Negyedszer (hálózati infrastruktúra jelenlétében) az egyes alkalmazottak közötti információcsere és a "főnök-beosztott" visszacsatolási csatornák kialakítása.
