A digitális technológiák világában az emberek már régóta elsajátították a weben történő kommunikáció modern módszereit. Tehát az információtovábbítás egyik leggyakoribb módja az e-mail, amellyel kommunikálhat, tanulhat és fejlődhet. Ma az internet az ilyen programok széles skáláját kínálja, de a legnépszerűbb és legkényelmesebb a Microsoft Outlook. A sok pozitív szempont ellenére ez a levelezőprogram számos olyan árnyalattal rendelkezik, amelyek speciális megoldást igényelnek. Például sok kezdő felhasználó szembesül azzal a problémával, hogy hogyan állítsa be az automatikus választ az Outlookban.
Automatikus válasz funkció
Ma az Outlook a legnépszerűbb levelezőprogram, amely egyszerűsége és funkcionalitása miatt népszerű az internetezők körében. Ennek a programnak köszönhetően szabadon kommunikálhat és fogadhat leveleket. A sok pozitív tulajdonság közül kiemelendő az automatikus válaszlehetőség. Ha nagy távolságra vagy hosszúra utazikaz az időtartam, ameddig a Microsoft Outlook lehetővé teszi az automatikus válasz funkció használatát.
Ha nincs internetkapcsolat vagy nincs lehetőség a postafiók elérésére, az automatikus válasz elküldi a feladónak a felhasználó névjegyeit és egy speciális sablonban előre rögzített üzenetet.
Az automatikus válasz beállítása és működése
A legtöbb ember – nem csak a kezdő, hanem a haladó internetező is – szembesül azzal a problémával, hogy hogyan állítsa be az automatikus választ az Outlook alkalmazásban. Az automatikus válasz létrehozása a levelezőprogramban nem lesz nehéz és időigényes, ha mindent helyesen és az utasításoknak megfelelően végeznek.
Tehát az automatikus válasz beállításához az Outlook programban a következőket kell tennie:
- Nyissa meg az Outlookot.
- Keresse meg és kattintson az "Üzenet írása" gombra.
- Írja be az üzenet szövegét az automatikus válaszhoz. Fontos megjegyezni, hogy ezt a szöveget küldjük el a feladónak.
- Keresse meg és kattintson a "Fájl" gombra.
- A "Fájl" opcióknál keresse meg és kattintson a "Mentés másként" gombra. Ki kell választania az "Outlook sablon" formátumot, és el kell mentenie az üzenetet.
A sablon létrehozása csak az első lépés, amely segít megérteni, hogyan állíthatja be az automatikus választ az Outlookban, és hogyan teheti könnyebbé az e-mail program használatát.
Az automatikus válasz beállításának alapvető lépései
Az automatikus válasz beállítása a következő alapvető lépéseket tartalmazza:
- Meg kell találnia a „Szabályok” lapot a program felső paneljén.
- Ezután válassza ki a „Vezérlőszabályok és figyelmeztetések”, ahol ki kell választania az „Új” lehetőséget.
- A megnyíló ablakban válassza a "Szabályok alkalmazása a kapott üzenetekre" lehetőséget.
- A választás után kattintson a "Tovább" gombra.
- Megjelenik a "Szabályvarázsló" ablak, ahol nem kell semmit kiválasztania. Ezután csak a „Tovább” gombra kell kattintania, majd az „Igen” választ kell adnia.
- A következő megjelenő ablakban jelölje be a „Megjelölés a megadott sablon használatával” opciót. Az alábbi ablakban kattintson a "Meghatározott sablonra".
- Ezután megjelenik a "Mappák" ablak, ahol ki kell választania a "Sablonok a fájlrendszerben" lehetőséget.
- Miután megjelenik az "Auto Reply" ablak, kattintson rá, és nyissa meg.
- A megnyíló "Szabályvarázslóban" válassza a "Tovább" lehetőséget.
- Az utolsó ablakban, mielőtt beállítaná az automatikus választ az Outlook programban, kattintson a "Befejezés" gombra.
Tehát az automatikus válasz beállítása sikeresen befejeződött. Mostantól a sablonba beágyazott üzenetek bármelyik címre elküldésre kerülnek. Fontos tudnivaló: annak érdekében, hogy az automatikus válasz stabilan és hatékonyan működjön, biztosítania kell személyi számítógépének megszakítás nélküli internetet.
Befejezésül
Így a létrehozott sablontól és a végrehajtott műveletektől függően az Outlook minden bejövő e-mailre automatikus választ küld. De figyelembe kell vennie azt a tényt, hogy a szabályvarázsló csak egyszer küld automatikus választ a címzettnek.
A munkamenet a levelezőprogram első indítása után kezdődik, és akkor ér véget, amikor kilép belőle. Míg a programműködik, nem érkezik ismételt válasz annak a címzettnek, akinek sikerült bizonyos számú üzenetet elküldenie. A munkamenet során a program létrehoz egy meghatározott listát azokról a felhasználókról, akiknek automatikus választ küldtek. Az ilyen műveletek lehetővé teszik az üzenet újbóli elküldésének elkerülését. Ha azonban újraindítja a programot, a lista törlődik. Így a sablonok beállításának és létrehozásának alapvető lépéseit figyelembe véve minden kétségnek el kell tűnnie az automatikus válasz beállításával kapcsolatban az Outlook programban.
