A legtöbb hétköznapi felhasználó közvetlenül a webhelyen dolgozik az e-mailekkel. Az általa nyújtott funkcionalitás elegendő az e-mailek létrehozásához és fogadásához. De mi van akkor, ha ugyanazt a levelet sok embernek kell elküldenie, egy bizonyos üzenetet egy adott időpontban kell elküldenie, folytatnia kell a levelek küldését egy személy részvétele nélkül, miközben a tengerparton sütkérez nyaralni? Ilyenkor mindenféle automatikus postázást segítő program és szolgáltatás segít. Funkciójukban, fizetős / ingyenesen, a munka jellemzőiben és sok más tényezőben különböznek egymástól, de az egyesíti őket, hogy nincs szükségük állandó személy jelenlétére a munkához. Az e-mailek a nap 24 órájában küldhetők különböző beállítható időközökkel.
Miért van szükségünk hírlevelekre?
Az a vélemény, hogy a webhely a fő és leghatékonyabb marketingeszköz, távol áll az igazságtól. A legtöbb vásárló egy terméket vagy szolgáltatást egyegy weboldal meglátogatása még nem áll készen a vásárlási döntés meghozatalára. Az okok eltérőek lehetnek, és nem utolsó sorban a banális feledékenység. Az ügyfelek egyszerűen nem emlékeznek arra, hogy láttak volna valamit, ami felkeltette volna a figyelmüket. Néhány potenciális vásárlót többször is emlékeztetni kell magára, amíg végre nem vásárol. És az automatikus kiküldött e-mail emlékeztetőül szolgál.
E-mail kliensek és szolgáltatások lehetőségei
Számos program és szolgáltatás létezik a levelezés automatikus küldésére, mind fizetős, mind ingyenes. Funkciójuk nem korlátozódik az emberi beavatkozás nélküli levélküldésre, lehetőségeik sokkal szélesebbek:
- Tömeges postázás előtt a levelek hatékonyságát a felhasználók egy kiválasztott csoportján lehet tesztelni a levelek feladási és kézbesítési statisztikáinak, a vevők kézhezvétele utáni aktivitásának tanulmányozásával.
- A szolgáltatások lehetővé teszik az előfizetők listájának rendszeres frissítését a kézbesítési hibákról szóló szolgáltatási üzenetek feldolgozásával. Így a rendszererőforrásokat nem pazarolják haszontalan levelezésre olyan címekre, amelyek már nem léteznek.
- Az e-mailekben szereplő linkekre leadott kattintások statisztikai adatai segítenek értékelni a hirdetési kampányok hatékonyságát.
- Az előfizetők helyének meghatározására szolgáló beépített technológia lehetővé teszi, hogy földrajzi elhelyezkedés alapján válasszon leveleket a küldéshez.
- A levélküldési bázist különféle automatikus módokon lehet feltölteni, például szkennelésselwebhelyek az interneten.
A levelekre adott automatikus válaszadás is be van állítva. Ez hasznos lesz például távozáskor. A levél megérkezéséről azt lehet értesíteni, aki azt írta, de a válasz egy idő után visszaérkezik. Ha változás történt az e-mail címben, akkor nagyon egyszerű a régi címre küldött levelek fogadása – csak állítsa be az átirányítást. De hogyan értesítsük mindazokat, akik írnak, hogy a régi cím már nem releváns, és legközelebb jobb, ha közvetlenül egy másikra ír? És az automatikus írás segít ebben.
Az ilyen programok általában tipikus levélsablonokkal rendelkeznek, amelyek könnyen módosíthatók az Ön igényei szerint. Mindezeknek köszönhetően az automatikus postázás lehetővé teszi az áruk és szolgáltatások népszerűsítését minimális idő- és pénzköltséggel a reklámozásra, a levelezés feldolgozására és elemzésére.
Mit küldj?
A legnépszerűbb levelek az üdvözlet (például az erőforráson való regisztráció után) és a köszönet (például a tökéletes megrendelésért vagy a céggel való hosszú távú együttműködésért).
Az üdvözlet a legolvasottabb betű. Az emberek megszokták, hogy látják őket, a legtöbben hasznos vagy érdekes információ után nyitják meg őket.
A köszönőlevelek tartalmazhatnak információkat a megrendelésről, a szállítás módjáról, a törzsvásárlóknak szóló különféle akciókról és kedvezményekről. Mindez vonzza az embereket, és az ilyen leveleket rendszerint elolvassák, vagy legalábbis lazán átnézik.
Az automatikus írás lehetségesolyan termékeket kínáljon, amelyeket az adott személy vásárolt, vagy amelyek iránt érdeklődött. A levelek segítségével gratulálhat például boldog születésnaphoz, egyéni előnyös ajánlatot tehet.
A komplex ügyfélproblémák kezeléséhez természetesen már szakemberekre lesz szükség. De az egyszerűbb problémák az automatikus leveleknek köszönhetően éjjel-nappal megoldhatók, amikor a felhasználóknak szükségük van rá.
A sokféle program és szolgáltatás közül a Microsoft Outlook programja jól ismert, ezért a levelezőlisták létrehozásának, az automatikus válaszok és bizonyos levelek más címekre továbbításának módszereit ennek példáján keresztül fogjuk figyelembe venni.
Hírlevél
Ha levelet szeretne küldeni emberek nagy csoportjának, nem szükséges minden alkalommal manuálisan felvenni őket a levelezőlistára. Ehhez létrehozhat egy levelezőlistát. A program "fő" lapján ki kell választania a "névjegycsoport létrehozása" elemet, majd meg kell adnia a csoport nevét, és hozzá kell adnia tagokat. A résztvevők listája és a csoport neve, ha szükséges, szerkesztésre vagy teljes törlésre kerül. Ugyanaz a kapcsolattartó tetszőlegesen nagy számú felhasználói csoportba kerülhet be, amelyekhez automatikus levelezés történik. Ezzel sok időt takaríthat meg.
Automatikus írás: hogyan kell csinálni
Néha szükség van automatikus levél küldésére egy szigorúan meghatározott időpontban, és a feladó távollétében a számítógépnél. Az e-mailek automatikus küldése az Outlookban éppen ezt teszi lehetővé. Rendes levelet kell írnicsatolja a kívánt fájlokat, adja meg a címzett(eke)t vagy a levelezőlistát, majd lépjen a „beállítások” menübe. A továbbiakban ebben a részben a „késleltetett kézbesítés” elem van kiválasztva, majd a „nem kézbesít addig”. Ezután minden szükséges paraméter konfigurálva van, beleértve a levél elküldésének dátumát és időpontját, a kézbesítés meglétét vagy hiányát és az olvasási értesítéseket stb.
Az összes szükséges adat megadása után küldjön e-mailt. Az elküldött levelek mappájába kerül, de ténylegesen csak a megadott napon és órában kerül a címzetthez. Fontos, hogy ekkor a számítógép be legyen kapcsolva, a program futjon rajta, és legyen internetkapcsolat is. Ha ezeket a feltételeket nem a megfelelő időben hozták létre, akkor az automatikus levélküldés abban a pillanatban történik meg, amikor azok véglegesen teljesülnek. Nem túl kényelmes, de nincs mit tenni ellene.
Outlook e-mailek automatikus továbbítása
Kétféleképpen küldhet el leveleket az első címzetttől másoknak – továbbítás és átirányítás. A továbbított leveleket megkülönbözteti az FW rövidítés jelenléte a tárgyban, és a címzett látja, hogy eredetileg melyik címről küldték a levelet, majd később melyik címről továbbították. Az átirányítás nem észlelhető a címzett számára, a levelet úgy látja, ahogyan az első feladó küldte.
Forwarding Control
Beállíthatja az abszolút összes üzenet továbbítását, vagy létrehozhat szabályokat arra vonatkozóan, hogy mit és mikor kell továbbítani. Ebben az esetben a továbbított üzenetek a mappában tárolódnak"Beérkező levelek". A program elemzi a kiküldött levelet, és ha az megfelel a szabályokban meghatározott feltételeknek, akkor végrehajtja az e szabály által meghatározott műveletet. Ez nem csak a levelek automatikus továbbítása vagy az azokra adott válasz lehet, hanem egy adott mappába való eltolása is, azaz rendezés, törlés stb.
A bejövő levelezés feldolgozására vonatkozó szabályok létrehozásához ki kell választania a „szabályok” elemet a program fő lapján. Továbbá a "szabályok és figyelmeztetések kezelése" menüben a fogadott levelek feldolgozására szolgáló algoritmusok már közvetlenül be vannak állítva.
Forward Deny
Egyes e-maileket nem lehet továbbítani – ez akkor fordul elő, ha a feladó védelmet helyezett el az általuk küldött e-maileken, így megakadályozza, hogy a címzett megossza ezt az információt bárki mással. Az ilyen korlátozást csak a feladó szünteti meg, a címzett ezt semmilyen módon nem tudja megtenni.
Cégeknél is a rendszergazda saját szabályokat állíthat fel, amelyek korlátozzák vagy tiltják a levelek teljes körű továbbítását a cég hálózatán kívülre, sőt esetenként azon belül is. Ez a vállalati adatok védelme érdekében történik.
Automatikus válaszok
Ha a címzett üzleti út, nyaralás, betegség vagy egyéb ok miatt távol van, beállítható az automatikus levélválasz. Ha a levél egy vállalati levelezési szolgáltatáson található, akkor a vállalat más alkalmazottaitól érkező és kívülről érkező levelekre is különböző válaszokat hozhat létre.
A funkció engedélyezéséhez a program menü "fájl" részében válassza az "automatikus válaszok" elemet, ahol ki kell választania az "automatikus válaszok küldése" lehetőséget. Ebben a részben a levelek szövegét írják, és jelzik azt az időszakot, amely alatt ezek a válaszok elküldésre kerülnek. Ha a felhasználó ezen időszak lejárta előtt online lesz, a rendszer felkéri a funkció letiltására.
Az automatikus válaszok érvényességi idejére beállíthat levélfeldolgozási szabályokat, például, hogy továbbítsa azokat a cég többi alkalmazottjának, akik meg tudják oldani a felmerült problémákat stb.
Részletes súgó érhető el a programban, valamint eszköztippek, amelyek segítenek elkerülni a gyakori hibákat, amikor dolgozik vele.
