Az e-mail a papírlevelekkel szembeni nagyszámú előnye miatt régóta a kommunikáció egyik fő típusává vált. Azonban sok más technológiai újításhoz hasonlóan ennek a kommunikációs típusnak is megvannak a maga szabályai. Annak ellenére, hogy az internetes levelezésen keresztüli kommunikáció az élet számos területének szerves részévé vált, a legtöbb felhasználó nem tud válaszolni arra a kérdésre, hogy melyek az e-mailek összetevői.
E-mail szerkezet a felhasználó szemszögéből
Az e-mail üzenetek hasonlóak és nagyon különböznek az idősebb generáció számára ismerős papírlevelektől. De az e-mail szolgáltatástól függetlenül az e-mail szerkezete mindig ugyanaz. Soroljuk fel az e-mail összetevőit, röviden leírva mindegyiket:
- Mező "Cím". Ez a mező tartalmazza a címzett címét. Ha több címzett is van, pontosvesszővel válassza el őket.
- A "Tárgy" mező. Sok levelezési szolgáltatásban kötelezőnek tekintik. És a felhasználók könnyebben megtalálják a betűt, ha a tárgy helyesen van feltüntetve.
- A levél törzse. Az e-mail törzse tartalmazza a fő szöveget.
Rejtett e-mail-összetevők
Megnéztük a levél látható szerkezetét. De a szabad szemmel látható elemeken kívül a következő mezők is az e-mail összetevőihez rendelhetők:
- kitől (ez a mező automatikusan kitöltésre kerül);
- másolat (a fő címzetten kívül a levél másolatát másnak is elküldik);
- vakmásolat (ha a levél másolatát a fő címzett tájékoztatása nélkül kell elküldeni);
- mellékletek.
E-mail-összetevők műszaki szempontból
Technikai szempontból minden e-mail a következő összetevőket is tartalmazza:
- Az SMTP protokoll fejlécei vagy más néven borítékai. Ezek a fejlécek szerepelhetnek az e-mail törzsében, de nem is. Azaz lehetséges olyan helyzet, amikor a levelezőszerver több információval rendelkezik, mint amennyi az üzenet törzsében szerepel. A fejléc tartalmazza a feladó, a címzettek és a küldő gazdagép címét.
- Maga az üzenet, amely az SMTP protokollok nyelvén vanúgynevezett Data. Ez viszont a következőkre oszlik:
- a levél fejléce - a papírpostával analóg módon adatokat tartalmaz azokról a levélkiszolgálókról, amelyeken a levél átment, és néhány egyéb információt;
- a levél törzse - maga a levél szövege.
E-mail szerkezete üzleti levelezéshez
Ha eddig technikai oldalról beszéltünk egy e-mail felépítéséről, akkor most nézzük egy jól megírt e-mail elemeit üzleti levelezéshez, mert minden önmagát tisztelő cég igyekszik megfelelni. általánosan elfogadott kommunikációs szabványokkal.
Noha az elektronikus üzeneteknek nagyon sok különböző osztályozása létezik, a tervezési struktúra szerint két csoportra oszthatók. Az első csoport a kommunikációs levelek, amelyeket a munka során használnak. A második az egyetértési levelek: üzenetek, amelyek összefoglalják a találkozót, jelzik a munka befejezésének határidejét és más fontos szempontokat, amelyek tisztázzák az egyes felektől megkövetelt intézkedéseket.
Lássuk az egyes e-mail-típusok összetevőit külön-külön.
levél-kommunikáció
Felépítésének tartalmaznia kell:
- Az e-mail tárgya. Ebben a mezőben a legjobb, ha pontosan megjelöli, hogy mit vár el a házigazdától, például megállapodik a találkozó időpontjában, a megfontolandó kérdések listájában stb.
- Üdv. Még akkor is, ha a levelet több embernek tervezik elküldeni,az üzleti kommunikáció etikája magában foglalja a címzettek kötelező köszöntését.
- Üzenet tartalma. Az e-mail tényleges szövege, amely a lehető legpontosabban írja le a kérést.
- Vállalati aláírás. Egy pont, amit sokan elfelejtenek. A helyesen összeállított aláírási sablon tartalmazza a szerző teljes nevét és beosztását, elérhetőségét (telefonszám, linkek a cég weboldalára, email cím stb.). Az aláírás a szervezet által elfogadott szabályoktól és előírásoktól függően változhat.
- A "Címzett" és a "Másolat" mezők. Nem ok nélkül szerepelnek az utolsó helyen – ha utolsóként tölti ki, kizárja annak lehetőségét, hogy befejezetlen vagy ellenőrizetlen üzenetet küldjön.
Megállapodási levél
Ahogy fentebb említettük, ez a fajta elektronikus üzenet a találkozó eredményeinek összegzésére, az egyes felek cselekvési tervének feltüntetésére és a határidők rögzítésére szolgál. Az ilyen levelek a találkozók egyfajta "protokollja" és lehetővé teszik az információk kényelmes strukturálását. Egy ilyen típusú betű a terv szerint épül fel:
- Üdv. Ha a levélben összegzett megbeszélésen kevés volt a résztvevők száma, mindenkit név szerint felsorolhat, vagy általánosított üdvözlési módot alkalmazhat.
- Ismételje meg a megbeszélés célját, melynek eredményeit a levél foglalja össze.
- A megbeszélésen megvitatott kérdések listája. Minden kérdésnél fel vannak tüntetve a megállapodások, döntések és a végrehajtás határideje.
- Azon problémák listája, amelyek nem igényelnek sürgős megoldást, de nem szabad figyelmen kívül hagyni őket.
- A találkozó résztvevőinek véleményének tisztázása - mindent figyelembe vesznek?
- Sablon aláírás.
